Cum comunicam schimbarea?
Sunt multe tips & triks pentru comunicarea schimbării. Voi aborda în acest articol cel mai simplu lucru atunci când vine vorba de schimbare şi l-aş putea numi principiul numărul 1 în comunicarea schimbării.
Cum procedează managerii cel mai des?
Orice companie trece periodic prin schimbări: schimbări de sarcini, schimbări tehnologice, schimbări de şefi, schimbarea sediului de lucru, etc. Cel mai adesea managerii nu ştiu cum să comunice schimbarea.
Exemplu
Luăm exemplul real al evolutiei unui ziar, care a trecut printr-o perioadă de schimbări tehnologice. Mai exact, este vorba de momentul în care maşinile de scris sunt înlocuite de calculatoare. Redacţia ziarului este „dezorientată”. Această schimbare tehnologică este vitală, mai toate ziarele trec prin ea, iar pentru a rămâne competitivi această schimbare este vitală. Angajaţii ziarului sunt de diferite vârste, începând de la 20 de ani până la 55 de ani.
Managerul discută cu departamentul administrativ, iar într-o zi decide înlocuirea maşinilor de scris cu PC-uri. Se gândeşte chiar că va face o surpriză plăcută. El aşteaptă bucuros întoarcerea oamenilor din teren. În jur de ora 6 pm oamenii se întorc din teren, iar la ora 6.30 toată redacţia este convocată la şedinţă.
În cadrul şedinţei managerul formulează următoarele mesaje:
1. Începând de astăzi lucrurile nu vor mai fi la fel.
2.Am schimbat maşinile de scris cu calculatoarele!
3.Era o schimbare necesară, o schimbare tehnologică ce ne va mări viteza de lucru.
4.Uitaţi de maşinile de scris hodorogite şi priviţi la aceste minunate calculatoare.
5.Intrăm într-o nouă eră, nimic nu va mai fi la fel.
Oamenii rămân fără cuvinte. Pe feţele lor nu apare bucuria aşteptată de manager. Cei 9 oameni din cadrul redacţiei primesc vestea. Paradoxal, în ciuda faptului că schimbarea era necesară şi bună totodată, ei îi comunică managerului că au înţeles şi se aşează în faţa noilor „maşini de scris”, a calculatoarelor. Ei au parte de un mini training în care li se explică faptul că aceste calculatoare sunt total diferite de maşinile de scris. Practic, nimic nu mai este la fel. Oamenii încep să lucreze sfioşi pe ele cu gândul însă la tradiţionalele maşini de scris. Unii dintre ei aveau 20 de ani de când lucrau cu maşinile de scris.
După o lună de zile, patru angajaţi din cei nouă îşi dau demisia. Presa nu mai era ceea ce ştiau ei. Ceilalţi 5 rămaşi în redacţie parcă se posomorâseră. La 3 dintre ei le scăzuse inexplicabil calitatea materialelor scrise. Parcă nu mai erau încărcate de atâta suflet. Are loc o discuţie cu managerul în care ei sunt întrebaţi ce se întâmplă. Aceştia nu pot oferi o explicaţie, singura plauzibilă fiind faptul că ei nu mai sunt atât de inspiraţi de PC aşa cum erau de maşina de scris.
Povestea continuă, iar redresarea ziarului se realizează în aproape un an de zile. Vorbim numai de o redresare, în sensul că jumătate din echipă era una nouă, iar calitatea materialelor era una mediocră.
Unde s-a greşit?
Probabil este clar pentru fiecare dintre noi că schimbarea era necesară. Unde s-a greşit? Cum s-ar fi putut face astfel încât oamenii să nu-şi dea demisia, iar schimbarea să aibă un impact pozitiv.
Felul in care comunicăm schimbarea este mai importantă decât schimbarea în sine, indiferent de mărimea sau de importanţa schimbării. Majoritatea managerilor, de altfel, de bună credinţă, aleg să comunice schimbarea într-un mod care nu poate fi primit cu bucurie. Fie că acceptăm sau nu, schimbările, cel puţin iniţial, nu sunt acceptate. Fiecare dintre noi manifestă o rezistenţă mărită la schimbare. Ne obişnuim cu anumite lucruri, iar schimbarea lor nu ne bucură, ba din contră. De cele mai multe ori eficienţa sau necesitatea nu sunt argumente care conving. Plecând de la obiceiurile cele mai simple până la cele mai complicate, preferăm să le păstrăm. Ştim de cele mai multe ori că obiceiurile noastre nu sunt „sănătoase”, ele însă sunt ale noastre şi dorim păstrarea lor. Fie că e vorba să ne schimbăm biroul de lucru, locuinţa, serviciul, ora de trezire, sarcinile de la serviciu sau orice altă schimbare, acestea ne creează un disconfort. Greşeala managerială este situaţia în care managerul prezintă schimbare drept ceva „total diferit”, „nimic la fel”.
Cum ar trebui să procedăm astfel încât trecerea peste schimbare să fie una cât mai uşoară?
În procente, numai maxim 20% dintre oameni caută permanent schimbări. Aceştia vor accepta întotdeauna schimbările şi le vor considera noi provocări. Părerea noastră despre noi, este că suntem deschişi la nou, că ne plac schimbările. În realitate însă, schimbările ne modifică un ritm al vieţii cu care ne-am obişnuit. De exemplu, cunosc foarte mulţi contabili care nu au acceptat programele informatice. Ei preferă în continuare să lucreze cu pixul, iar dacă vine vorba de făcut ceva la calculator: „să le facă altcineva”.
Pentru a comunica eficient o schimbare cu cât mai puţine pierderi trebuie reformulat mesajul schimbării. Limbajul este prima cale la care trebuie să apelăm. Este cel mai uşor de folosit şi cel mai eficient totodată. Indiferent de schimbare trebuie să „inmuiem” efectele ei cât mai mult posibil, trebuie să realizăm trecerea de „babaul pe care nu-l cunoaşteţi, total diferit de ce-a fost” la „acelaşi babau îmbunătăţit”.
Trebuie să facem trecerea de la:
* de la total diferit – la – aproape la fel
* de la totul se va schimba – la – totul va rămâne la fel
* de la schimbare –la – îmbunătăţire
* de la trebuie să vă schimbaţi – la – trebuie să ne adaptăm
* de la intrăm într-o nouă eră –la- continuăm munca noastră
Practic, schimbarea trebuie comunicată ancorând-o în ceea ce există în momentul respectiv. Oamenii acceptă schimbarea dacă li se explică că avem de-a face cu o continuare a ceea ce facem. În discursul nostru trebuie să se regăsească toate punctele comune. Cu cât vor fi găsite mai multe legături între ceea ce a fost şi ceea ce urmează cu atât schimbarea va fi percepută ca o continuare a ceea ce a fost. „Noua eră” şi „total diferit” „nimic la fel” nu sunt mesajele care conving. Acestea sunt mesajele care asigură că schimbarea va avea „pagubele cele mai mari posibile”. Nu este vorba de a păcăli, ci de a umaniza mesajul şi de a înţelege că oamenii sunt rezistenţi la schimbare.
Toată explicaţia de mai sus se reduce la la un lucru foarte simplu: Atunci când comunicăm o schimbare trebuie să punctăm înainte de toate ce rămâne la fel, iar lucrurile care se schimbă total trebuie explicate ca o continuare a ceea ce a fost. Cu cât vor fi punctate mai multe lucruri care rămân la fel cu atât şansa ca oamenii să perceapă pozitiv creşte.
Reîntorcându-ne la ziar, cele 5 mesaje cadru pot fi reformulate în felul următor:
1.Începând de astăzi lucrurile se vor îmbunătăţi.
2.Vom folosi maşini de scris mai eficiente!
3.Veţi putea scrie materiale mai uşor. Veţi avea ocazia să îmbunătăţiţi ideile scrise într-un mod plăcut.
4.Maşinile de scris vor rămâne în aceste birouri să ne amintească de istoria noastră.
5.In sfârşit tehnologia ne va permite să punem în practică mai uşor ideile noastre.
Dialogul continuă, iar schimbările vor fi percepute ca îmbunătăţiri. Nu se mai intră cu „violenţă” în obiceiurile oamenilor, ci li se explică că obiceiurile lor vor fi menţinute. Li se va explica oamenilor până în cel mai mic detaliu cât de asemănătoare sunt lucrurile (cele noi cu cele vechi): literele sunt aşezate la fel pe tastatură, ceea ce scrii se va vedea tot în faţă, se va lucra la aceleaşi birouri, fiecare îşi va păstra direcţia redacţională. Comunicarea schimbării va fi astfel mai lejeră amintindu-se şi alte lucruri care rămân la fel (chiar dacă nu au legătură cu schimbarea). Lucrurile explicite vor fi verbalizate atenuându-se impactul schimbării: programul va rămâne la fel, vom trata aceleaşi subiecte, machetarea ziarului va fi aceeaşi.
Sunt strategii şi mai complexe de implementare a unei strategii in cadrul unei organizaţii pe care le tratam in trainingurile noastre de management, schimbare si performanţă.
Punctual, in acest articol, mi-am propus sa atrag atenţia asupra unei greşeli manageriale foarte des întâlnita. Acesta greşeală manageriala vine şi pe fondul în care leaderul vrea sa transmită o nouă viziune, uneori „revoluţionară”. Poţi transmite, după cum am observat şi viziunea revoluţionară, folosind însă un limbaj mai moderat, cu mesajul „aproape la fel”.
Folosind strategia prezentată dai şansa oamenilor să accepte schimbarea mai uşor şi să se adapteze cât mai rapid posibil. Este un detaliu minor, efectele lui sunt însă majore, uneori hotărâtoare pentru viitorul organizaţiei.
În următoarea perioadă Extreme Training organizează un program de Management şi Leadership. Cu Extreme Training ai ocazia să vezi rezultate. Vizitează http://www.traininguri.ro află detalii, profită de sistemele de discount şi înscrie-te.
Alege Excelenta! Alege Extreme Training! Alege sa fii mai bun!
Scris de Marian Rujoiu
Trainer Extreme Training, The way to excellence
http://www.traininguri.ro
Extreme Training, the way to excellence
Training Management, Schimbare si Performanta
(Modulul II – Programul Leaderul de Platina)
Localitate desfasurare: Bucuresti
Data desfasurarii : 25-26 Aprilie 2009
adevarati. Sunt leadersi slabi si leaderi autentici si altii care nici macar nu-si merita numele de leaderi.
