Controlul asupra proiectului

scris de Manastireanu Ionut

Controlul asupra proiectului este unul din cele mai importante aspecte in momentul in care vorbim de managementul unui proiect dar la fel de adevarat este ca acest aspect este de multe ori neglijat in cadrul multor proiecte.

Acest lucru se intampla pentru ca, de multe ori, din dorinta de a obtine performanta si un proiect cat mai reusit uiti anumite aspecte care te fac apoi sa pierzi controlul asupra proiectului fara macar sa iti dai seama.

Cand spui ca ai controlul asupra unui proiect trebuie sa ai controlul asupra a foarte multe aspecte: persoanele implicate in proiect, timp, bani, progresul activitatilor, atingerea sau nu a unor rezultate etc.

Toate acesstea le vei avea daca reusesti sa mentii o monitorizare si evaluare continua si cat mai eficienta.

Un proiect este asemenea unei rute pe o harta, cu tot cu punctele prin care trebuie sa treci pe parcurs – dar trebui sa stii ca planul care il faci la inceput este doar o estimare.

Ce e important, dupa ce incepi, este sa stii tot timpul unde esti pe aceasta ruta si sa decizi daca trebuie sa faci la un moment dat anumite schimbari sa nu – cel mai important pentru tine este sa ajungi in punctul final.

Unul dintre cuvintele cheie care intervine cand vorbim despre control este monitorizarea.

Monitorizarea te ajuta sa anticipezi anumite probleme, sa detectezi altele curente si in functie de aceasta sa iei anumite decizii care sa duca la refacerea si la regandirea planului stabilit initial.

Facuta cum trebuie, monitorizare poate duce la incurajarea progresului si la motivarea persoanelor implicate in proiect.

In momentul in care obtinem informatii din procesul de evaluare si le folosim pentru a lua decizii ce pot avea impact asupra derularii proiectului atunci putem spune ca avem control asupra proiectului nostru.

Ca si manager de proiect nu trebuie sa te ocupi neaparat de partea de monitorizare dar cu siguranta trebuie sa te asiguri ca aceasta va fi facuta – la fel ca multe alte aspecte din proiect.

Pentru ca monitorizarea sa furnizeze rezultatele dorite ar trebui sa se tina cont de anumite aspecte, cum ar fi:

- stabilirea unor puncte de control/verificare in planul proiectului

- existenta unei echipe/persoane responsabile de monitorizare (nu doar managerul de proiect trebuie sa se ocupe de asta)

- evaluarea periodica a obiectivelor care au fost atinse – discuta acest lucru cu cei implicati (poate fi motivant)

- folosirea unor surse de informare cat mai diferite pentru evaluare (se poate folosi o sursa de opinie din exterior ce poate fi mai obiectiva)

- implicarea de la bun inceput a colegilor in stabilirea obiectivelor – asa vor intelege cum ar trebui evaluate/monitorizate anumite aspecte

- adaptarea din mers a obiectivelor si activitatilor aferente (in caz ca cele stabilite initial nu mai pot fi pastrate in continuare)

- motivarea si aprecierea muncii depuse pentru atingerea rezultatelor

Pe langa cele mentionate pana acum o alta parte importanta a controlului unui proiect o constituie managementul resurselor.

Cand vorbim de resurse ne referim la resurse financiare, materiale, timp, informatii, resurse umane, etc.

O componenta foarte importanta este cea a resurselor umane.

A detine controlul inseamna nu doar a fi preocupat de cum evolueaza situatia in raport cu obiectivele si planul propus ci si la cum evolueaza din punct de vedere al relatiilor dintre oameni (echipa de proiect).

Relatiile dintre membrii echipei de proiect si dintre manager si echipa pot influenta cu mult soarta si derularea unui proiect (mai ales in cazul proiectelor ce se desfasoara pe perioada medie si lunga).

Pentru asta echipa trebuie implicata de la bun inceput in proiect, inca de la stabilirea scopului si a obiectivelor, lucru care va duce si la o mai usoara evaluare si monitorizare pe parcurs.

Pot spune ca oamenii sunt resursa cea mai dificila cu care ai de a face intr-un proiect, dar daca reusesti la acest capitol ai facut un pas mare inainte in ceea ce inseamna management.

scris de Manastireanu Ionut