Estimarea costurilor unui proiect: pas cu pas

Scris de Ioana – Maria Barbu

Organizarea pe proiecte devine o solutie din ce in ce mai practicata in desfasurarea activitatii, indiferent daca vorbim despre sectorul institutiilor publice, despre cel de business sau despre ONG-uri. Eficacitatea acestui mod de implementare a diverselor programe porneste de la organizarea echipei de lucru si ajunge pana la managementul financiar.

Cum se ajunge insa la combinatia perfecta pentru proiect a acestor resurse specifice? Prin planificare si estimari cat mai bine ancorate in realitate. Estimarea costurilor se face evident pornind de la specificul proiectului. Probabilitatea erorilor nu poate fi redusă la zero şi aproape niciodată estimările iniţiale de costuri ale unui proiect întreg nu sunt lipsite de erori şi perfect corecte. Proiectul conţine întotdeauna surprize. Ceea ce putem face insa este sa le limitam printr-o strategie de estimare a costuilor care sa raspunda nevoilor proiectului nostru.

Asadar, putem face intr-o prima faza estimările aproximative: înainte să înceapă proiectul, când nu există decât informaţii foarte vagi şi trebuie formulate practic toate detaliile activităţilor viitoare. O estimare aproximativă bine argumentată poate atinge o acurateţe de ± 25%. Apoi estimările comparative, prin compararea muncii care trebuie facută pentru un proiect nou cu munca din alte proiecte similare din trecut, carein general nu atinge atingă o acurateţe mai bună de ± 15%. Estimări de fezabilitate pot fi făcute numai după efectuarea unor activităţi semnificative de concepţie preliminară aproiectului, cand detinem déjà cotaţii necesare, precum şi listele de achiziţii de materiale şi celelalte planificări, care ajută la estimarea costurilor materialelor. Factorul de încredere în acurateţea acestor estimări este de ± 10%. Si in fine, estimările definitive, care nu pot fi efectuate decât spre sfârşitul proiectului, atunci când acesta este deja într-o fază destul de avansată. Estimările definitive pot fi făcute plecând de la zero, dar cea mai bună metodă este să se actualizeze estimările comparative sau de fezabilitate făcute anterior Estimările sunt definitive atunci când acurateţea lor declarată este de ± 5% sau mai bună. Un lucru important de luat in considerarea este acela ca estimările trebuie să lase loc liber pentru situaţiile neprevăzute. In orice caz, cau cat estimările sunt cat mai precise, cu atat sporeste eficienţa bugetelor şi a planificării resurselor.

Estimarea practica a costurilor

Prima etapa a procesului de estimare a costurilor este compilarea listei cu toate elementele care vor presupune cheltuieli. Acest lucru este dificil, dar, orice element care, din greşeală, nu este inclus în estimările de cost, duce negreşit la subestimarea proiectului în ansamblu, ceea ce poate pune în pericol planificarea şi timelineul proiectului. Urmeaza defalcarea activităţilor, care să cuprindă şi costurile. Este o cale logică de abordare a proiectului şi o modalitate de a reduce riscul de a omite ceva.

Realizarea efectiva a estimarilor trebuie sa tina cont de duratele activitatilor si elementele care compun fiecare activitate. Durata unei activitati depinde de scopul ei in cadrul proiectului, de numarul de persoane implicate in desfasurarea ei si de nivelul de pregatire al acestora, de alocarea materiilor si materialelor necesare dar, lucru deloc de neglijat, si de aparitia unor evenimente neprevazute sau lipsa unei comunicari eficiente in interior sau cu partenerii externi. Un exemplu simplu este trimiterea la tipografie a unor materiale intermediare in locul celor finale, care atrage costuri suplimentare pentru retiparirea celor bune, pierdere de timp, energie si bani, poate chiar manari in calendarul de activitati. Niciuna dintre aceste piedici nu este de dorit, asa ca trebuie premeditata inca de la nivelul estimarii costurilor proiectului.

Cele mai folosite tehnici de estimare a duratei unei activităţi sunt: similaritatea cu alte activităţi ale altor proiecte. În cele mai multe cazuri aceste tipuri de estimări sunt suficiente. Estimările consultanţilor externi, necesare mai ales atunci când un proiect presupune tehnologii noi si trebuie apelat la experţii în domeniu. Tehnica Delphi, ce realizează estimări bune şi în absenţa consultanţilor externi. Se constituie un grup de specialişti si fiecare estimeaza, independent, durata unei anumite activitati. Se calculează valoarea care corespunde mediei estimarilor. Nu in ultimul rand, tehnica celor trei puncte foloseste trei tipuri de estimări ale duratei activităţii: cea mai favorabilă, cea mai defavorabilă, optimă si efectiva – obtinuta din celelalte trei.

Surprizele proiectului in materie de costuri

Costurile din cadrul fiecarei activitati cuprind atat partea de resurse umane, cat si costurilor de materiale şi echipamente diverse. Cu cat proiectul este mai complex, vor aparea mai multe estimari care trebuie realizate, pentru a ajunge la un buget adecvat. Prin urmare, va fi nevoie sa luam in considerare costuri rezerva pentru situatii de urgenţă, sau neprevazute. Adesea problemele de estimare vin din ignoararea faptului că este imposibil să nu apară costuri adiţionale din cauza erorilor de proiectare, a greşelilor de execuţie, a defectelor de materiale. Sau, cum anual, in mod obisnuit, salariile cresc, materiile prime şi componentele achiziţionate tind să coste mai mult, iar transportul se scumpeşte, e nevoie de un backup pentru toate aceste situatii. Pe de alta parte, proiectele internaţionale implică tranzacţii în alte monede decât cea naţională. Acest lucru poate genera riscuri legate de variaţia ratei de schimb, in cazul in care corturlile nu au fost calculate in valuta. Pentru un proiect simplu, care nu presupune un grad deosebit de risc, poate fi suficientă o rezervă de 5% din costurile normale. Odata luate in consideare si aceste cheltuieli probabile, este esentiala revizuirea, in finalul procesului de estimare, a intregului durm parcurs pana la forma finala a costurilor.

Estimările de costuri sunt extrem de importante pentru proiecte. Pentru ca orice eroare majoră poate fi dezastruoasă pentru contractor şi pentru beneficiari. Estimările trebuie, de aceea, să fie efectuate cât mai temeinic posibil, astfel incat proiectul sa prinda contur pas cu pas fara dificultati finianciare.

Bibliografie:

DENNIS Look , 2000; Management de proiect; Editura Codecs; Bucureşti, Romania.

1998; Manual de Managementul Proiectelor; Guvernul Romăniei, Departamentul pentru

Integrare Europeană; Bucureşti, Romania.

Scris de Ioana – Maria Barbu