Gestiunea riscurilor – un bun necesar

Bancul meu preferat

Unul dintre bancurile mele favorite se refera la tatal lui Bula care a murit intr-un accident de avion. Cand amicul – personajul acela auxiliar care trebuie sa puna intrebarile din bancuri – cere, cu sincera compatimire, detalii, Bula raspunde: “se uita dupa un avion si a cazut intr-o groapa”.

Poate n-as iubi atat de mult acest banc daca n-as adora sa merg cu avionul… raspunsul meu favorit cand sunt intrebata daca nu mi-e frica de astfel de calatorii fiind: “Daca mi-e scris sa mor in accident de avion pot sa ma uit dupa un avion si sa cad intr-o groapa”. Fiind un articol scurt n-o sa mai comentez acum despre riscul destul de mare de a calca intr-o groapa in orasele noastre, chiar si fara sa te uiti dupa avioane… Poate fi inlaturat acest risc? Daca prin asta intelegem acoperirea tuturor gropilor si transformarea strazilor si trotuarelor noastre in niste cai de circulatie rutiera si pietonala civilizate… raspunsul este negativ. Daca insa constientizam, cand iesim din casa, faptul ca suntem in Bucuresti, nu in Geneva – si ne uitam cu atentie mai mare pe unde calcam sau pe unde dirijam automobilul riscul este sensibil diminuat.

Am spus in atat de multe cuvinte un fapt evident: riscul ne pandeste pretutindeni, de cum iesim din casa. Putem contracara efectele negative ale unor asemenea evenimente aleatoare care apar fie ca vrem sau nu, fie ca ne place sau nu? Categoric nu in intregime, insa odata ce le cunoastem putem alege acele riscuri posibil de evitat, ne putem asuma acele riscuri care ar oferi satisfactii imposibil de obtinut in alt mod (jocurile de noroc si saltul cu parapanta fiind doar doua exemple extreme) sau putem elabora strategii si planuri de raspuns la risc. Evident ca n-o sa ramanem in casa din cauza riscurilor ce ne pandesc afara… mai ales ca nici in casa nu-i asa de sigur…

In cursul sau de „managementul riscului” domnul profesor dr. Constantin Opran are ca motto: „Cel mai mare risc este sa nu fie nici un risc”. Pentru ca, asa cum nici nu trebuie sa demonstrez, riscuri exista oriunde, oricand. „A nu exista nici un risc” egal „a nu se cunoaste nici un risc” iar riscurile ascunse sunt mai greu – sau imposibil de controlat.

Daca in activitatile curente controlul si gestiunea riscurilor tin in mare masura de genetica, educatie si respectarea legilor, in managementul de proiect lucrurile se complica cu atat mai mult cu cat managementul de proiect in sine este din ce in ce mai complicat. Mii de volume de literatura de specialitate ne invata cum sa lucram cu riscurile iar evolutia spectaculoasa a tehnologiei informatiei a dus la realizarea de de sisteme inteligente integrate adaptive, avand capacitatea de a lua in timp real decizii care sa duca la minimizarea efectelor negative ale riscului si monitorizarea riscurilor reziduale cu optimizarea efectelor pozitive.

Dusmanul care devine prieten

Insa cea mai importanta etapa, indiferent de cate carti am citit si cat de performante sunt softurile noastre de managementul riscurilor, este sa identificam riscurile corect, realist si complet. Nu vom putea face asta daca nu vom intelege in primul rand ca riscul nu trebuie privit ca fiind un element distructiv ci ca pe un factor care duce la oportunitati extraordinare pentru cei care stiu sa il foloseasca. Un prieten care, chiar daca pare dusman la inceput, ne poate aduce avantaje uriase daca trece de partea noastra.

In acest sens trebuie mentionata diferenta majora dintre risc si incertidudine. Desi prezente in diferite combinatii, aceste notiuni nu trebuie confundate. Daca pentru risc sunt posibile anticipari ale evenimentelor ce se pot produce cât si asupra probabilitatilor asociate producerii lor, in cadrul incertitudinii nimeni nu poate identifica toate sau chiar nici unul din evenimentele posibile a se produce si cu atât mai putin sa estimeze probabilitatea producerii lor. Cu aceasta precizare vom face cunostinta, in sfarsit, cu riscul (am ales din numeroasele definitii pe cea folosita in acelasi curs de „managementul riscului” mentionat deja), adica: Riscul se defineste drept un element incert dar posibil ce apare permanent in procesul evenimentelor tehnice, umane, sociale, politice, reflectind variatiile distribuirii rezultatelor posibile, probabilitatea de aparitie cu valorile subiective si obiective având efecte posibil pagubitoare si ireversibile.

Urmatoarea etapa – odata identificate toate riscurile – este evaluarea lor. Aici lucrurile se pot complica oricat de mult, folosind scheme si softuri foarte elaborate, insa in esenta evaluarea implica o analiza cantitativa si una calitativa.

Analiza cantitativa inseamna masurarea probabilitatii si a impactului riscurilor identificate asupra proiectului si estimarea implicatiilor lor asupra obiectivelor proiectului . Rezultatele acestui proces se concretizeaza in lista riscurilor cu prioritatea cea mai mare (respectiv impactul cel mai mare si probabilitatea de aparitie considerata cea mai mare), previziuni asupra planificarii proiectului si a estimarilor de cost, precum si probabilitatea atingerii obiectivelor proiectului conform planificarii existente in conditiile riscurilor identificate si evaluate in procesul de analiza cantitativa a riscurilor.

Analiza calitativa reprezinta determinarea probabilitatii de aparitie a fiecarui risc identificat in procesul precedent si impactul acestuia asupra obiectivelor proiectului. Se prioritizeaza apoi aceste riscuri in functie de efectul pe care se preconizeaza a-l avea asupra proiectului. Rezultatul final al acestui proces il constituie o lista cu riscurile prioritizate dupa anumite criterii si o evaluare generala (un scor) a proiectului din punct de vedere al riscurilor. De exemplu – intr-un proiect pe care l-am elaborat recent pentru un client care dorea sa acceseze o finantare nerambursabila prin Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Competitivitatii Economice, evaluarea riscurilor s-a finalizat cu urmatorul tabel:

Strategia potrivita – sau a nu se omori mustele cu tunul

Urmatoarea etapa – planificarea raspunsului la risc – este procesul prin care se dezvolta proceduri si tehnici de exploatare a oportunitatilor si de reducerea a amenintarilor asupra obiectivelor proiectului – in cazul ideal fiecare risc identificat ar trebui sa o strategie recomandata dar si una de rezerva.

Cele mai frecvente strategii vizeaza

· evitarea riscului – inlaturarea totala a riscului din cadrul proiectului care trebuie executat (poate insemna chiar renuntarea la executarea proiectului, daca riscurile majore vizeaza un element cheie al acestuia) – strategie utilizata in general in situatia schimbarii scopului, sau anularii unei parti a unui proiect, situatii ce pot produce mari perturbatii atât in cadrul activitatilor estimate cât si a rezultatelor finale asteptate.

· transferarea riscului asupra altora – direct – prin incheierea unor asigurari sau indirect – angajarea unui expert in cadrul proiectului pentru a evalua sau monitoriza derularea anumitor activitati;

· acceptarea riscului (limitarea la monitorizarea situatiei) – utilizata de obicei atunci când probabilitatea de aparitie a unei categorii de riscuri este foarte mica si/sau consecintele acestora pentru derularea ulterioara a proiectului sunt nesemnificative.

· reducerea probabilitatii sau impactului riscului; intocmirea unor planuri pentru situatii neprevazute sau de contingenta (care sa fie puse in aplicare daca riscul se materializeaza) – o strategie importanta, care poate sau nu sa fie costisitoare. in cele mai multe situatii, reducerea riscului este rentabila daca se compara cu costurile pe care le-ar cauza riscurile care s-ar materializa. Planurile pentru situatiile neprevazute se refera la identificarea unor optiuni alternative care sa contribuie la recuperarea unor eventuale pierderi si sunt axate mai ales pe identificarea unor strategii de raspuns in situatii de risc financiar (depasirea bugetului, costuri neprevazute) sau tehnologic (avarii nepravazute ale instalatiilor sau echipamentelor, inadvertente de ordin tehnologic etc.). Planurile de contingenta pot merge de la alocarea unor fonduri banesti pentru acoperirea depasirilor minore pana la planificarea ampla a refacerii resurselor, manoperei sau serviciilor pierdute.

In oricare din cazuri, riscurile si planurile generale sau pentru situatii neprevazute trebuie revizuite periodic, pentru ca managerul sa se asigure ca, indiferent de ce se poate intampla, el are o idee despre ceea ce trebuie sa faca.

Subliniez, in final, importanta pe care o buna identificare si prioritizare a riscurilor o are in alegerea strategiei optime de raspuns la risc – alegere care implica anumite costuri, mai mult sau mai putin justificabile. De exemplu o centrala nucleara trebuie sa fie proiectata astfel incat sa reziste la evenimente care se pot produce cu o probabilitate de 0,001% (sau chair mai mica, recunosc ca nu am chiar informatii de ultima ora). De exemplu prabusirea unui avion exact pe mijlocul reactorului. Din fericire insa cand ne construim o locuinta, o casa de vacanta sau un sediu de firma nu trebuie sa proiectam o structura care sa reziste unui avion in cadere. Totusi ar fi bine sa avem in vedere structura solului, posibilitatea inflitratiilor de apa prin temelie sau forta vantului in zona in care construim. Cu totii am fost impresionati de tragedia celor afectati de recentele inundatii… oameni sarmani locuind in mare parte in case vechi, cu rezistenta scazuta. Imi amintesc insa cu cateva luni in urma un reportaj despre un cartier intreg de vile elegante si sofisticate, nu mai vechi de 2 ani, in care mobilier de mii de euro si ecrane cu plasma mai mari decat fereastra biroului meu pluteau in apa… fiindca nimeni nu s-a gandit ca studiul geologic nu este doar o piesa inutila la dosarul autorizatiei de constructie ci un document care, daca ar fi fost bine intocmit si respectat de proiectant si constructor, ar fi eliminat riscul ca la prima ploaie mai serioasa apa sa intre in mandrete de vila prin toate incheieturile.

In concluzie, revenind la mesajul din titlu, gestiunea riscurilor nu este „un rau necesar” in sensul ca nu e deloc „un rau”. Asumarea riscurilor in mod rational si utilizarea unor teorii decizionale moderne asupra actului managerial constituie practic nu numai cheia reusitei unui proiect de investitii, social, tehnic, sau chiar politic ci si a planului de dezvoltare a unei societati sau structuri organizatorice

Silvia Petre

Project Manager

P.S. Revenind in nori, as vrea sa precizez, fara nici un fel de gluma, ca din punct de vedere statistic avionul este cel mai sigur mijloc de transport, numarul accidentelor pe sosea fiind mult mai mare decat al accidentelor aeriene.